Mode d'emploi en cas d'exercice du droit d'accès par vos employés
🎬 Épisode 1 : Quelles données doivent être communiquées aux salariés ?
❗️En principe, l’employeur communique les données personnellesToute donnée qui identifie directement ou indirectement une personne physique. Cette identification peut s’effectuer à partir d’une seule donnée ou à partir d’un croisement d’un ensemble de données. Ex1 :… demandées par le salarié dans sa demande de droit d’accès.
Conseil : si elle est trop large, l’employeur demandera de préciser l’étendue de la demande. À défaut, l’employeur communiquera l’intégralité des données personnelles le concernant ainsi que tous les éléments listés à l’article 15 du RGPD (finalités du traitement, destinataires des données, durée de conservation, etc.)
⚠️Cette réponse doit être effectuée de manière compréhensible et aisément accessible.
❗️En principe, le droit d’accès porte uniquement sur les données personnelles collectées initialement et éventuellement enrichies par l’employeur (contenus) et non pas sur des documents (contenant).
📑 Peuvent être communiquées les données personnelles concernant le salarié liées à :
- son embauche ;
- son historique de carrière ;
- ses évaluations annuelles, son dossier disciplinaire ;
- ses congés et autres absences ;
- la rupture de son contrat de travail.
Conseil : si cela est plus pratique, l’employeur pourra communiquer les documents contenant les données (en extrait ou en intégralité), à la condition qu’il n’y ait pas atteinte aux droits des tiers (vie privée, propriété intellectuelle, secret des affaires, secret des correspondances).
⚠️Dans certains cas, le salarié peut demander l’accès aux éléments de rémunération de ses collègues (Cour de cassation, Chambre sociale, 8 mars 2023, 21-12.492)
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